Protection des données… nouvelles Lois…

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Comme vous le savez déjà si vous me lisez régulièrement, ma comptabilité est faite en temps réelle et de manière dématérialisée (sauf pour les clients âgés sans ordinateur).

De nouvelles Lois RGPD (règlement protection données) sont prévues pour mai 2018 mais s’agissant d’une période où j’ai peu de temps, j’anticipe dès à présent en m’organisant en conséquence.

Jusqu’ici ma procédure de fonctionnement était la suivante :

  • mes factures sont créées dans excel (.XLS protégé) puis transformées en .PDF
  • le document comptable dématérialisé est envoyé au client
  • le document comptable dématérialisé n’est PAS stocké sur mon disque dur (ayant un ordinateur en fin de vie) mais stocké à trois endroits différents et sûrs
  • l’archivage papier (j’ai très peu de volume) se fait dans un endroit sécurisé
  • je ne tiens pas de fichier-clients car ceux qui m’ont acheté un tableau me connaissent et surveillent les nouveautés en aimant ma fanpage-facebook, si une oeuvre les intéresse ce sont eux qui viennent vers moi…

Les nouvelles Lois RGPD vont permettre à chaque client de contrôler l’usage qui est fait de ses données. Toute entreprise européenne doit par conséquent mettre à jour ses procédures & équipements car les manquements aux nouvelles Lois sont sanctionnées. Bien sûr l’Artiste se situe un peu en marge des Entreprises mais je veux moi aussi offrir un maximum de garanties à mes clients à partir de 2018. Voici donc ce qui changera, point par point, en très clair l’ancienne procédure et en rouge la nouvelle.

Jusqu’ici ma procédure de fonctionnement était la suivante :

  • mes factures sont créées dans excel (.XLS protégé) puis transformées en .PDF
    ces documents seront désormais pourvus d’une signature de sécurité, et déposés dans un coffre-fort électronique (mais attendons de voir si la Maison des Artistes propose un coffre-fort gratuit à ses adhérents ou si ce coût sera à charge des artistes… il faut compter au moins une cinquantaine d’euros par mois… en attendant il y a des solutions gratuites)
  • le document comptable dématérialisé est envoyé au client
    nouveau : envoi  sécurisé avec signature électronique
  • le document comptable dématérialisé n’est PAS stocké sur mon disque dur (ayant un ordinateur en fin de vie) mais stocké à trois endroits différents et sûrs (dont 1 chez agent)
    Ce système a fait ses preuves, je le garde.
  • l’archivage papier (j’ai très peu de volume) se fait dans un endroit sécurisé
    il n’y aura PLUS d’impression de facture sauf pour ceux ne disposant pas d’ordinateurs (clientèle âgée)
  • je ne tiens pas de fichier-clients car ceux qui m’ont acheté un tableau me connaissent et surveillent les nouveautés en aimant ma fanpage-facebook, si une oeuvre les intéresse ce sont eux qui viennent vers moi... inchangé.

N’importe quel client a en effet le droit de demander la suppression de ses données (numériques & réelles) et il vaut mieux ne pas se mettre en infraction en verrouillant toutes ses données. Jusqu’ici, tous les Artistes sont tenus de tenir leur comptabilité à disposition du fisc et de la Maison des Artistes, mais je pense qu’il appartient aussi à ces partenaires de tout faire pour sécuriser les procédures, sans surcoût pour les Artistes qui souffrent déjà énormément d’une conjoncture défavorable.

Reste le problème de ceux qui travaillent souvent dans une salle multi-médias…

CHRISTIANE ALLENBACH | CLAVIER ORDI PORTABLE

sujet à suivre… qui sera évidemment actualisé au fur et à mesure.

Merci de votre visite.

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